Çalışma hayatında bulunan her kuruluş gerek bireysel gerekse takım olarak, hedeflerine ulaşmak için, çeşitli yollar dener. Bunun için, belli performansların gösterilmesi gerekir. Bu performans göstergelerinin kısaltılmasına ise KPI denir.
Ama performansın yeterli olup olmadığı, çalışanların üzerine düşeni yapıp yapmadığı gibi birçok soru, gündeme gelir. Bu soruların cevabı ise anahtar performans göstergesi ile ölçülebilir. KurtMedya uzman ekipleri; KPI nasıl olur, nasıl uygulanır konusunda tüm ipuçlarını, bu yazıda sizler için verdi.
KPI (Anahtar Performans Göstergesi) Nedir?
Açılımı Key Performans Indicator olan KPI; kişisel ve kurumsal hedeflerin belirlendikten sonra, ortaya çıkan performansın, buna göre değerlendirilmesidir. Bu değerlendirmenin yapılabilmesi için, bazı sorular sorulur.
Anahtar performans göstergesi olarak adlandırılan KPI için; performans değerlendirme sürecinde, kullanılacak tüm KPI’lar, doğru şekilde yönetilmelidir. Kuruluşların hedeflerine ulaşmada başarılarını değerlendirmek için birden fazla düzeyde kullanır.
Üst düzey bir KPI, işletmenin genel performansını ön planda tutarken; düşük düzeyli bir KPI ise satış, pazarlama, insan kaynakları, destek gibi farklı bölümlere odaklanabilir.
KPI Nasıl Uygulanır?
Firma içinde bulunan her bir bölüm için KPI ayrı ayrı belirlenir. Bunun sebebi, hedefe göre performans ölçümünün yapılmasıdır.
KPI uygulanırken, yöneticinin kendine sorması gereken bazı soruları vardır;
- Hedefin işletmeye özel olup olmadığı
- Amaca giden sürecin ölçülüp ölçülemeyeceği
- Hedefin ulaşılabilir olup olmadığı
- Hedefin, işletmeye uygun olup olmadığı
- Hedefe ulaşma yolundaki zamanın süresi
Bu soruların sorulmasının amacı; firma içinde gerçekleştirilen KPI’ların alakasını görmek ve değerlendirmeye almaktır.
KPI Nasıl Hazırlanır, Ne İçin Kullanılır?
İyi kullanıldığında KPI’lar, kuruluşun hedef ve stratejisini destekler. İlk olarak kuruluşun, işin her alanı için uygun etkinliğini ölçen KPI’lar seçilmelidir. Bir iş için 4-10 arası olabilir.
KPI’ların iki temel amacı vardır;
- Takım çalışması ya da bireysel olarak, çalışanların şirkete kattıklarını ölçmek;
- Şirket içindeki her ekip ya da bireysel çalışanın, genel hedeflere ulaşmanızda yardımcı olmaları adına, uygulanabilirliği olan bir plan yapmak;
Performans yönetim sürecinin en önemli parçası KPI’ların nasıl belirleneceği konusudur. Yanlış belirlenecek hedefler hem çalışan hem yönetici hem de işyeri için zarar getirir. Çalışanın kendisine güvenini kaybetmesine, başarısızlık hissine, düşük motivasyona sebep olabilir.
Anahtar Performans Göstergesi hazırlarken;
- Gerçekliğine
- Ölçülebilirlik düzeyine
- Zamanlamaya bakılır.
KPI hazırlanırken belli soruların sorulması ve buna göre hazırlanması gerekir;
- Neyi ölçmek istediğiniz
- Hangi periyotlarda uygulanacağı
- Yetkili kişilerin kimler olacağı
- Sayısal değerlerin ne olduğu? (zaman, para, satış)
- Sektördeki rakiplerle kıyaslama yapılabilirliği sorgusu yapılır.
KPI’lar, yönetici, çalışan ve işyeri için motivasyon ve iş tatmini anlamını taşır. Çalışan ve yöneticilerin ne yaptığını görmesi ve buna göre planlama yapmasına yardımcı olur.
KPI Nasıl Hesaplanır?
Bir kuruluşun finansal performansı için, net kâr standart bir KPI’dır. Bunu hesaplamak kolaydır ancak diğerlerini hesaplamak daha zordur. Bir müşteri KPI’sı için, doğru miktarda veri oluşturmak gerekebilir. Bunun için düzenli ve dikkatli şekilde oluşturulan müşteri anketleri gerekebilir. Sonrasında ise, ulaşmak istenilen ölçütü, ne tür bir müşteri memnuniyeti puanı ile ilişkilendirileceğine karar verilmelidir.
Beş temel hesaplama formülü bulunur. Her biri, KPI’larınızı hesaplamanın en iyi yoluna karar vermenizde size yardımcı olur.
- KPI sayı formülü: Sayma, gözlemlenen bir şeye bir miktar koymanın en basit yoludur. Memnun müşteri sayısı, işyeri kazalarının sayısı ve satış sayısı. Burada önemli olan, sayıların yanıltıcı olduğudur.
- KPI yüzdeler formülü: Belli özelliği sergileyen popülasyondaki nesne ya da kişilerin sayısının, toplam nüfus büyüklüğüne bölünüp, 100 ile çarpıldığında ortaya çıkar. Memnun müşteri yüzdesi, işyerinde yaralanan çalışanların yüzdesi, satışla sonuçlanan satış aramalarının yüzdesini verir. Ancak yüzdeler, sadece müşterinin ya memnun olduğunu ya da memnuniyetsizliğini gösterir.
- KPI toplamlar formülü: Sayılar genel olarak ayrı ölçüler olarak kabul edilir ve değerleri sadece tamsayı olabilir. Toplamlar sürekli ölçüler olarak kabul edilir. Değerleri ondalık sayılar da dahil olmak üzere her şey olabilir. Satış görüşmeleri yapmak için harcanan toplam süre, faturalandırılan toplam satış gelirini verir.
- KPI ortalamalar formülü: Ortalama, bir toplamın dayandığı şeylerin ya da insanların sayısına bölünmesiyle elde edilir. Ortalama müşteri memnuniyeti değerlendirmesi, çalışan başına yaralanma nedeniyle kaybedilen ortalama gün sayısı, satış arası başına ortalama satış geliri değerlerini verir.
- KPI oranlar formülü: Bir oran; bir payı ya da toplamı, başka bir toplama ya da paydaya böler. Ortalamadan farklıdır. Payda nüfusun bir sayısı olmadığı gibi, aynı popülasyonun başka bir ölçüsüdür. Toplam satış gelirinin faturalandırılan toplam satış gelirine bölümü, toplam satış gelirinin söz konusu geliri meydana getiren satış aramalarına harcanan toplam saate bölünerek elde edilir.
Oranlar, üretkenliği ölçmede en etkin yoldur. Pay çıktınız olarak adlandırılırken, payda girdiniz olarak şekillenecektir.
Bilinmesi Gereken Örnekler
Beş ana KPI türü vardır. Kuruluşun amaç ve hedeflerine göre, en uygun tür tercih edilerek, doğru bir başlangıç yapılabilir.
- İşletme
- Finansal
- Satış
- Pazarlama
- Proje Yönetimi
Büyüme kâr marjı ile, şirketin sermaye kârlılığını ölçerken, nakit akışı tahmini ile, olası her türlü maddi sorunu öngörme olanağı bulunur. Aynı zamanda gelir artışı oranı ile girişiminiz ne denli büyüdüğüne ilişkin raporlar alabilirsiniz.
KurtMedya uzmanları ile iletişim geçerek, KPI hakkında detaylı bilgi alabilir, farklı sorularınız için de uzmanlarımızla görüşebilirsiniz.